Pengertian,Jenis,Tujuan dan Manfaat Rapat

A. Pengertian Rapat

Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Pengertian rapat menurut Wikipedia Bahasa Indonesia :

Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya. Rapat juga dapat diartikan juga sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik itu swasta ataupun pemerintah. Rapat sering dijadikan seseorang atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu. Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang besifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan,pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi. Sasaran akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran ide untuk penyelesain masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta rapat dapat terangsang secara lansung dalam memahami setiap permasalahan yang dihadapi, agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.

Pengertian rapat menurut Wursanto adalah :

Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawaran untuk mufakat.
Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
Rapat adalah pertemuan antaranggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama
Rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

B. Jenis - Jenis Rapat

1. Berdasarkan Tujuan

a. Rapat penjelasan ( information conference )
adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Dalam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan.

b. Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference )
adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c. Rapat perundingan ( negotiation conference )
adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2. Berdasarkan Sifat
Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

a. Rapat resmi ( formal meeting )
adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

b. Rapat tidak resmi ( informal meeting )
adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi. Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c. Rapat terbuka
adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup
adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan Jangka Waktunya
Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

a. Rapat mingguan
adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b. Rapat bulanan
adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c. Rapat semester
adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d. Rapat tahunan
adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan Frekuensi
Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a. Rapat rutin
adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah – masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan.

b. Rapat insidentil
adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5. Berdasarkan Nama
Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

a. Rapat kerja
adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b. Rapat dinas
adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c. Musyawarah kerja
adalah kata lain dari rapat kerja.

6. Berdasarkan Urgensinya
Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a. Rapat biasa
adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang sudah dianggap biasa.

b. Rapat penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

7. Berdasarkan Pesertanya
Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a. Rapat vertical
adalah rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

b. Rapat horizontal
adalah rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

·        Jenis – Jenis Rapat Lainya

1.     Seminar, adalah pertemuan atau rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah atau persoalan dalam mencapai keseragaman pendapat.

2.     Konferensi, adalah pertemuan atau yang biasanya diadakan antar Negara, yang umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan atau pempinan pemerintahan, dan lembaga pemerintah.

3.     Kongres, adalah pertemuan yang biasanya diadakan oleh organisasi atau partai politik.

4.     Lokakarya, adalah pertemuan yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu masalah atau persoalan dalam perwujudan suatu kehendak/maksud.

5.     Simposium, adalah pertemuan yang biasanya diadakan untuk mendiskusikan suatu masalah atau persoalan.

6.     Diskusi / Diskusi Panel, adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai suatu pokok persoalan/masalah, dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap.

7.     Musyawarah, adalah pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan bersama.

8.     Muktamar, artinya sama dengan kongres dan musyawarah, biasanya digunakan oleh organisasi-organisasi islam sebagai forum tertinggi untuk mengatasi masalah-masalah organisasinya.

9.     Kampanye, adalah sama dengan rapat akbar atau rapat umum serta pengajian umum yang merupakan bentuk pertemuan yang bertujuan mencari dukungan.

10. Sarasehan / Forum, adalah pertemuan yg diselenggarakan untuk mendengarkan pendapat (prasaran) para ahli mengenai suatu masalah dl bidang tertentu.

11. Sidang, adalah suatu pertemuan formal yang terdiri dari beberapa orang atau kelompok guna membicarakan suatu masalah dan berupaya mencari jalan keluar yang diwujudkan dalam suatu keputusan yang disepakati bersama-sama oleh para peserta sidang dan telah disahkan oleh pimpinan sidang.

12. Workshop, adalah pelatihan kerja, yang meliputi teori dan praktik. Secara umum workshop adalah tempat kerja, juga disebut bengkel.

13. Forum Akademik, adalah pertemuan sekelompok warga sivitas akademika untuk membahas topik tertentu secara ilmiah dengan tujuan menumbuhkan dan memupuk kemampuan sikap ilmiah dan sikap profesional melalui pemikiran yang objektif.

14. Kolokium, adalah hasil modifikasi dari metoda diskusi panel yang melibatkan nara sumber dan peserta.

15. Stadium General (kuliah umum), merupakan suatu bentuk atau metode penyampaian informasi secara lisan tertang suatu topik tertentu oleh seorang yang berkualifikasi, dengan maksud memberikan wawasan umum dan memperluas wawasan ilmiah serta mengembangkan sikap interdisipliner tentang suatu bidang ilmu kepada para ilmuwan atau calon ilmuwan dengan latar belakang disiplin ilmu yang beragam dan berbeda dengan penceramah.

16. Brainstorming, pertemuan iuran pendapat, yakni kelompok menyumbangkan ide baru tanpa dinilai, dikritik, dianalisis yang dilaksanakan dengan cepat (waktu pendek).

17. Whole Group, bentuk pertemuan kelompok besar (pleno,   klasikal,paripurna dsb.)

18. Buz Group, pertemuan kelompok kecil yang terdiri dari (4-5) orang.

19. Syndicate Group, bentuk pertemuan dengan cara membagi kelas menjadi beberapa kelompok kecil yang terdiri dari (3-6) orang yang masing-masing melakukan tugas-tugas yang berbeda.

20. Informal Debate, pertemuan dengan cara membagi kelas menjadi 2 kelompok yang pro dan kontra yang dalam diskusi ini diikuti dengan tangkisan dengan tata tertib yang longgar agar diperoleh kajian yang dimensi dan kedalamannya tinggi. Selanjutnya bila penyelesaian masalah tersebut dilakukan secara sistematis disebut diskusi informal.

21. Fish Bowl, pertemuan dengan beberapa orang peserta dipimpin oleh seorang ketua mengadakan diskusi untuk mengambil keputusan. Diskusi model ini biasanya diatur dengan tempat duduk melingkar dengan 2 atau 3 kursi kosong menghadap peserta diskusi. Kelompok pendengar duduk mengelilingi kelompok diskusi sehingga seolah-olah peserta melihat ikan dalam mangkok.

22. Santiaji, pertemuan yang diselenggarakan untuk memberikan pengarahan singkat menjelang pelaksanaan kegiatan.

23. Bedah Buku, adalah pertemuan yang mengumpulkan pakar-pakar ilmuwan untuk membicarakan hal-hal yg menyangkut ilmu pengetahuan tertentu yg ada pada sebuah buku yg dianggap sumber.

24. Talkshow, adalah sebuah program televisi atau program audio dimana sekelompok orang membahas berbagai topik yang diajukan oleh talkshow. Biasanya terdiri dari sekelompok orang yang belajar atau yang memiliki pengalaman besar dalam kaitannya dengan isu apapun yang sedang dibahas.Perbedaan talkshow adalah pembahasan berupa pengalaman seseorang yang berkaitan dengan isu yang sedang terjadi dan biasanya ditayangkan dalam program televisi.

25. Exhibition (Pameran), adalah ajang pertemuan yang dihadiri secara bersama-sama yang diadakan di suatu ruang pertemuan atau ruang pameran hotel, dimana sekelompok produsen dan pembeli lainnya dalam suatu pameran dalam segmentasi pasar yang berbeda.

26. Tudang Sipulung, adalah istilah Bugis yang berarti duduk dan berkumpul secara bersama untuk membahas berbagai hal terkait program maupun masalah yang dihadapi dalam suatu komunitas Bugis, namun yang paling umum adalah mengenai program penanaman ataupun panen padi.

27. Wisuda, adalah suatu pertemuan yang dilakukan guna melakukan pelantikan kelulusan mahasiswa yang telah menempuh masa belajar pada suatu universitas.

28. Yudisium, adalah pertemuan yang dilakukan menyangkut penetapan nilai dan kelulusan mahasiswa dari seluruh proses akademik.

29. Wawancara, adalah sebuah percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara untuk membahas tema tertentu serta untuk mendapatkan informasi.

30. Gathering, adalah pertemuan sekelompok orang di dunia nyata yang bersifat informal yang mempunyai kesamaan berupa visi, kebutuhan, pekerjaan, dan keahlian.

31. Colloquium, pertemuan yang melibatkan beberapa sumber yg berusaha menjawap pertanyaan dari audience atau masyarkat dan beberapa sumber.

C. Manfaat dan Tujuan Rapat

1. Menyebarkan informasi

2. Mendapatkan feedback yang diharapkan

3. Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif

4. Memberi solusi dari permasalahan yang ada

Menurut Harimanto dan Indrojiono, tujuan rapat secara garis besar adalah sebagai berikut:

1. Untuk menyampaikan informasi, baik itu satu informasi ataupun beberapa informasi. Jika informasi tidak disampaikan secara langsung dengan mengadakan rapat, takutnya hal ini akan memicu salah persepsi di kalangan pegawainya.

2. Untuk memperoleh ide, pendapat, kritik atau saran yang membangun dari para anggota rapat. Jika ada masalah di perusahaan yang tergolong berat dan sulit dipecahkan, ada baiknya pihak atasan melakukan rapat dan mendengar masukan dari semua anggota.

3. Melibatkan beberapa orang yang ahli atau memiliki kemampuan tertentu dalam rapat, sehingga diharapkan masalah dalam perusahaan bisa segera diatasi.

4. Melatih sikap kerja sama di antara para karyawan. Jika tidak ada rapat, biasanya karyawan hanya akan memikirkan dan mengurus pekerjaannya sendiri. Mereka tidak akan membantu memikirkan urusan atau masalah perusahaan.

5. Sebagai ajang untuk menyampaikan masalah atau komplain tentang hal tertentu yang selama ini tidak bisa diungkapkan secara terbuka.

6. Melalui rapat, pihak atasan berkesempatan untuk memberikan motivasi dan semangat kepada para bawahannya.

7. Membantu pihak atasan dalam mengambil keputusan yang bijak dan tepat.

Sedangkan menurut Sedarmayanti, rapat diselenggarakan untuk mencapai tujuan berikut ini:

1. Untuk memecahkan permasalahan.

2. Untuk menyampaikan satu atau beberapa informasi.

3. Membuat karyawan ikut berpartisipasi dalam urusan / masalah perusahaan.

4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara karyawan dengan perusahaan.

D. Prosedur Rapat Teleconference

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi. Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensiatau teleconference tersebut.

Teknologi video conference ini sangat efisien bagi perusahaan, terutama yang memiliki cabang-cabang perusahaan yang letaknya cukup jauh. Hal ini dikarenakan tekhnologi ini mengurangi biaya perusahaan yaitu biaya perjalanan untuk keperluan rapat atau pertemuan, biaya penginapan, konsumsi dll. Selain itu tekhnologi video conference ini dapat memungkinkan orang yang tidak dapat berpergian dapat saling berkomunikasi secara tatap muka.

PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT

1. Persiapan

a. Menyiapkan rencana

b. Menyiapkan agenda rapat

c. Menyiapkan kertas kerja

d. Menyiapkan pembicara/peserta

e. Menyiapkan perlengkapan rapat

2. Pelaksanaan

a. Pembukaan

b. Tata tertib rapat

c. Pengendalian

d. Mengatur waktu